La productividad no es una cuestión de que herramientas usas, sino de hábitos, y si tus hábitos son los correctos, te ahorrarás bastante estrés. Cambia tu forma de actuar y mejoras tus resultados. El primer gran paso es cultivar el hábito de recopilar y ordenar documentos.
Recoger todo lo que nos pasa por la cabeza, o se cruza en nuestro camino y que habitualmente olvidamos, o nos distrae de lo que estamos haciendo en ese momento. Estamos rodeados de múltiples distracciones y para evitar caer en la tentación e interrumpir nuestro flujo de trabajo debemos responder de la misma forma: Registrarlo y enviarlo a un sitio común donde sepamos donde localizar todo lo pendiente y decidir qué hacemos con cada uno de esos asuntos. Sencillo y con un gran retorno. Para llevarlo a cabo solo necesitas tres cosas:
Una bandeja de entrada
Igual a la que hay en cualquiera mesa de despacho. Todas las notas, correos y material diverso a revisar acabará depositado allí, esperando a que una vez cada día, o cada dos, le dediques unos minutos para poner tus asuntos en orden. Este concepto es válido para la gestión de tus temas en soporte papel como para aquellos en soporte virtual. Para los emails, lecturas de tu feed, documentos de Word u hojas de cálculo, y toda la variedad de links que te llegan a través de las redes sociales. Envíalos a un punto de encuentro, a una bandeja de entrada virtual, puede ser tu inbox de tu cuenta de email.
Un bloc de notas y un bolígrafo
No necesitas nada más para volcar toda esa creatividad que te desborda fuera de tu mente y tu memoria inmediata. Piensa que las ideas o los detalles referentes a tus asuntos te asaltarán en los momentos y lugares más inesperados, es inevitable. Es la forma más natural de registrar cualquiera de estos momentos de lucidez, si eres un fan de los smartphones piensa un segundo en el tiempo que tardas en desenfundar el aparato abrir la aplicación que corresponda y teclear, o grabar la nota. Demasiado complicado. Te funcionará en ocasiones de cierta tranquilidad, si hay un poco de lío acabarás tomando el camino fácil: optar por mantenerlo en la memoria para pensar en anotarlo 5 minutos después. Si lo haces de forma reiterada acabarás por perder el hábito de recopilar tus ideas y volverás al punto de partida.
Persistir
Como te he comentado, perseguimos crear un hábito para cambiar nuestra forma de funcionar. Eso solo se consigue a través de la repetición. Hazlo lo más fácil posible, con tus herramientas y con tu forma de llevarlo a cabo. Cuando te venga una idea a la cabeza deja de lado tu sentido crítico, no pares a pensar si es o no es necesaria, ya lo decidirás al final del día cuando revises tu pila de papeles en la bandeja de entrada. Aguanta y anótalo sin demora, al cabo de un par de semanas ya será un proceso automático.
Es un error confiar en la memoria, nuestra mente no está hecha para mantener información en la zona de la memoria inmediata (la memoria RAM de la persona) donde acumulamos datos para usarlos en breve pero que desaparecen por su falta de importancia. Esforzarse por recordar, por mantenerlos ‘cargados’, solo nos conduce a consumir energía y generar ruido en forma de preocupaciones adicionales.
Todos hemos pasado por esos momentos donde intentamos recordar que era aquello que debíamos hacer durante la mañana, que teníamos que comprar en el súper o simplemente esa sensación de algo se me ha ido de la mente y creo que era importante. Nos centramos en recordar, olvidando por completo lo importante: Nuestras tareas y compromisos, ocupando la mente en recordar en lugar de crear o ejecutar. Una actividad poco productiva, ¿no crees?
